大阪事務所移転顛末記
リバウンドしない文書ダイエットに挑戦

執筆者；事務所移転プロジェクトチーム　オフィス環境・働き方チーム　江藤慎介

特集「hello船場．」

　前号でもお知らせした通り、大阪事務所は船場に移転しました。今号では、今回の移転の顛末を各プロジェクトチームからご紹介します。
ニュースレター編集委員会

　当チームに与えられたミッションは大きく３つ。（１）文書の削減及び管理ガイドラインの作成、（２）新しく出来る所員や社外との交流スペースの活用方法の検討、（３）それらを踏まえた“新しい働き方”の検討・提案です。しかし、１つ１つがあまりにも膨大な内容のため、まずは１つ目のミッション「文書の削減及び管理ガイドラインの作成」に集中して取り組むことになりました。
　かつてのアルパックの事務所を訪問されたことのある方ならお分かりだと思いますが、どこのコンサルタント事務所とも同じように（！？）、棚の上だけでなく、所員によっては机の上や床の上にも文書が山積み。しかし、事務所移転のコンセプトは「様々なコミュニケーションとコラボレーションを創発するアルパック・コモン・プレイス」。このままでは、新しいプレイスも創出できなければ、コミュニケーションもコラボレーションもできそうにない、でもどうやったら短期間で解決できるのか････？
　そこで今回、我々の強力なパートナーとして、コクヨ株式会社に協力を依頼しました。はじめに行ったのは、グランフロント大阪にあるコクヨ社の梅田ライブオフィスの見学（詳細は195号を参照）。ここは実際にコクヨ社の社員が働いており、働く姿を通じて顧客へオフィス空間を提案する場所となっています。文書がどこにも平積みにされておらず、中にはフリーアドレスが導入されたデスクもあり、あちこちに社員同士の交流を促す仕掛けのあるオフィスに、見学した私たちもビックリ。
　各々が思い思いの理想像を描きながら、続いては文書管理ガイドラインの作成。文書管理を行うことで「付加価値の高いスペースの創出」、「業務の標準化、情報共有活用の促進」、「セキュリティの向上」を目指すことを確認し、具体的には文書の作成・保管・保存・廃棄の４つの文書ライフサイクルを意識した10以上のガイドラインを検討していきました。
　また、並行して取り組んだのが文書の削減。新しいプレイスの創出に向けて、これまで各所員に割り当てられていた棚数を半減することを思い切って決定！さらに棚の上、机の上、床の上に文書を平積みにすることを禁止したことで、実際には1/3以下に減らさなければならない所員が大半でしたが、文書削減イベントを３回に分けて行うことで、何とか無事に引っ越しすることができました。今後は、残りのミッションにも取り組んでいく必要があります。
　さて、今はまだ“キレイ”な（はずの）新事務所ですが、いつリバウンドしないか冷や冷や。そのため、現在もガイドラインの最終確認と文書管理体制の構築に向けて日々格闘中。新事務所へお立ち寄りの際は、文書が散らばっていないかチェックしてくださいね！