大阪事務所移転顛末記
書類の山との闘い

執筆者；事務所移転プロジェクトチーム　移転計画チーム　柳井正義

特集「hello船場．」

　前号でもお知らせした通り、大阪事務所は船場に移転しました。今号では、今回の移転の顛末を各プロジェクトチームからご紹介します。
ニュースレター編集委員会

　移転計画チームの守備範囲は什器・備品・書類等の運搬でしたが、運搬作業自体はオフィス移転専門業者が行なうので、当チームの主な役割は業者が間違いなくかつスムースに作業を行なえるよう社内準備を行なうことでした。オフィス移転に手馴れた業者の指示通りに準備を進めればむずかしくはないのですが、問題は物量と時間でした。
　業者の当初見積では、オフィスにある書類等をすべて梱包すると段ボール2,000ケース分とのこと。大阪事務所はアルバイトも含め総勢で50名ほどですので、一人40ケース梱包する勘定です。1ケース10分かかるとして400分、6時間以上は梱包にかかることになります。事前に梱包しようとしても、それだけの物量を積んでおく場所がありません････。
　この問題は、プランニングチームおよびオフィス環境・働き方チームからの断固たる廃棄指令により、結果的にはクリアされました。実際に運搬された段ボールは1,000ケースほど。すなわち、半分の1,000ケースほどが新オフィスには運ばれず廃棄されたわけです。25年分の想いのつまった書類を捨てるのは耐え難いという所員も多かったでしょうが、よくぞ思い切ったものです。（注：単に廃棄するのではなく、スキャンして電子データ化し紙は捨てた、というものも少なくありません。）
　時間的にも余裕がありませんでした。梱包物には新オフィスで迷子にならないよう行先アドレスを書いたラベルを貼っておきますが、この行先アドレスが確定したのが移転1週間前でした。これは、今回の移転に伴い、書類の保管方式の大転換（個人保管から共用保管へ）、これまでのオフィスにはなかった書庫・ライブラリーといった新機能の追加などにより、何をどこに保管すべきかなかなか決まらなかったためでした。
　移転実行日は７月の３連休を選びました。前日の金曜午後から梱包を行ない、土日２日間で業者が什器・書類を運搬、３日目（祝日）に所員が開梱・セットアップ、３連休明けの火曜から新オフィスで通常業務ができるようにする、というスケジュールにしました。
　そして迎えた移転当日。金曜の午後から梱包を開始しましたが、事前廃棄と先行梱包のおかげで、心配したほど時間もかからず順調に段ボールの山が積みあがり、夕方までには梱包がほぼ完了しました。保有書類量が膨大で下手すると徹夜で梱包作業かもと覚悟していた一部の所員についても、４～５人がかりのチームワークで何とか21時ぐらいまでに作業を終えられました。業者による運搬は予定通り土日で完了し、月曜は新オフィスで指定の行先に積みあげられた段ボールを所員総出で開梱、収納。何も入っていないまっさらのキャビネットが手垢のついた書類であっという間に埋まっていくのをちょっと残念に思いながら、予定通り作業を終えました。