読者からのお便り

執筆者；三輪泰司　名誉会長

ニュースレタ―200号「京都駅ビル20年」の記事についてご質問を頂きました。『克明に事業進行の月日が記されているが、アルパックはどのように業務管理をされていますか』

　“STAP細胞”事件の時、「研究ノート」が問題になりました。確かに地味な作業ですが、各人の日々の業務記録は、私どもでも大事です。ちゃんと記録しておかないと組織も当人も困ったことになります。
　創業期「打ち合わせ記録」があらゆる記録の役を担っていました。1984年（昭和59年）11月、富士通のワープロ・オアシス30が入って少し進歩しました。
　1985年に定めた「業務管理基準」（業務規定・301-2、起案：糸乘貞喜、決定：５月13日）は、プロポーザルから報告書提出まで12段階での担当者の作成、総務部の保管を義務付け。「打ち合わせ記録」の様式を引き継いだ「業務管理フェイスシート」も決めました。現在も業務件名・活動日時・協議相手・担当者名・協議事項の順で記入し、活用しています。OA化のおかげで、記録はデータ保管のみでコンパクトになりました。私は変換ソフトでオアシス時代の文書もExcelにしています。
　「業務管理フェイスシート」は、一次資料です。これを元に、“京都駅ビル”、“保育園”など業務ごとにまとめて「年表」にすると時系列的に概観することができ、モノを書くときに便利です。「研究ノート」があれば学術論文が書けるのです。総務部は業務ごとに集約した「工事別台帳」を「出来高査定」の根拠にしています。
　関西学研アーカイブの作業でプロに教わりましたが、これを「基本文献」とし、交信手紙やプレスブリーフィングなどを「付属資料・関係資料」としてまとめて袋⇒箱へ整理すれば、アルパック・アーカイブ構築も容易でしょう。ご質問の答えになったでしょうか。